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01.12.2016

Übergangsfrist für GoBD endet zum 01.01.2017

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Dies bedeutet, dass jeder der elektronische Systeme nutzt, die für die Finanzbuchhaltung relevant sind, davon betreffen ist. Dazu zählen auch Warenwirtschafts- oder Dokumentenmanagementsysteme.

Die GoBD sind seit dem 01.01.2015 gültig und die Übergangsfrist, für Systeme die den Anforderungen nicht genügen, läuft nun noch bis Ende des Jahres. Dies bedeutet gleichzeitig, dass diese Systeme dann zum 01.01.2017 nicht mehr eingesetzt werden dürfen.

Wichtige Punkte sind unter anderem:

- Buchungen von Eingangsrechnungen müssen innerhalb von 8 bis 10 Tagen durchgeführt werden. Diese Buchungen dürfen dann in einem Archiv aufbewahrt werden, wenn dies dieselben Auswertungsmöglichkeiten bietet, wie das Produktivsystem

- Unveränderbarkeit muss sichergestellt sein. Eine einfache Ablage im Dateisystem reicht nicht aus. Bei einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem muss dieses also die Anforderungen der GoBD erfüllen. Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen müssen unveränderbare Datenträger eingesetzt werden, bzw. Sicherungen, Sperrungen o.ä. in der Software gegeben sein.

- Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen im Original behalten werden (abgesehen von Papierdokumenten, diese dürfen eingescannt werden und können das Original ersetzen). Eine Umwandlung darf nur vorgenommen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

- Alle archivierten Dokumente müssen einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index besitzen. Diese Verknüpfung zwischen Index und Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Wichtig: Die Haftung für Fehler bei der Umsetzung der GoBD liegt beim Unternehmer.

Haben Sie Fragen hierzu in Bezug auf Ihr ERP- oder DMS-System. Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Verfügung.

Die vollständigen GoBD-Richtlinien finden Sie hier: Link zur GoBD-Verordnung

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